Dans cet article, vous allez découvrir :
- Les 3 erreurs les plus courantes concernant l’intégration d’un nouveau collaborateur
- La démarche à suivre pour bien intégrer un nouveau salarié
- Comment intégrer un collaborateur au sein d’une équipe existante
- Comment effectuer une pré-intégration du candidat
- Comment suivre l’intégration du nouveau collaborateur
Vous avez trouvé le bon candidat ? Il a signé et il rejoint votre entreprise dans quelques semaines. Félicitations ! Mais tout n’est pas encore joué, il reste la phase importante du recrutement qui est la phase d’intégration du nouveau salarié.
Les premières semaines sont primordiales pour faire d’un recrutement un succès. Avez-vous préparé et mis en place un bon plan d’intégration ?
Nous avons eu la chance d’accueillir Serge Perrot sur le podcast High Tech Talent. Professeur en management à l’Université de Paris-Dauphine, Serge Perrot est le coauteur du livre intitulé : L’intégration des nouveaux collaborateurs : Enjeux et outils pour le développement de l’entreprise. Serge Perrot mène différentes études sur le sujet et est spécialiste de l’engagement des collaborateurs et de l’intégration des nouvelles recrues.
Cet article est une retranscription condensée des meilleurs passages de la discussion entre Alexandre De Gennaro (chasseur de têtes et fondateur du cabinet FOKUS Talent) et Serge Perrot (co-auteur de L’intégration des nouveaux collaborateurs : Enjeux et outils pour le développement de l’entreprise.). Pour écouter l’intégralité de l’échange, vous pouvez trouver cet épisode sur iTunes ou Podbean et ainsi l’écouter sur votre portable durant vos déplacements.
Quelles sont les erreurs les plus courantes commises par les entreprises lors de l’intégration d’un nouveau salarié ?
La réussite du recrutement n’est en effet pas jouée au moment de la signature du contrat. Elle se joue dans les premiers mois, durant cette période d’on-boarding, d’intégration.
Aujourd’hui, l’intégration des salariés n’est pas un sujet négligé étant donné que les entreprises de toutes tailles possèdent des dispositifs d’intégration. En revanche, il y a une piste d’amélioration par rapport aux pratiques existantes.
Cette piste est le timing. Il ne faut pas surcharger le nouveau salarié d’informations dès son arrivée pour lui laisser digérer progressivement ce qu’il doit savoir. Cela passe notamment par étaler dans le temps les informations transmises au nouvel employé.
Le timing c’est aussi de savoir à quel moment l’employé a besoin de telle ou telle chose. Une recherche sur les restaurants rapides avait montré que durant les 3 premiers mois les nouvelles recrues passent par plusieurs stades. Dans un premier temps, un nouveau salarié aura tendance à vouloir connaitre les informations et connaissances opérationnelles pour réaliser son travail. Puis au cours du deuxième mois, va chercher à mieux comprendre les relations et rôles de chacun de ses collègues. Enfin, le troisième mois est dédié à mieux comprendre l’environnement et l’entreprise dans lesquels il travaille.
Évidemment, il ne s’agit pas d’une règle absolue et l’ordre peut être différent selon le contexte. Le timing comprend aussi la durée du processus d’intégration. Il peut être vu comme étant court. Cependant, certaines sociétés décident de mettre en place un processus plus long, de deux ans par exemple, et visant à anticiper l’orientation du salarié dans le groupe et sa fidélisation.
Quelle est la durée moyenne d’intégration ?
Une durée moyenne d’intégration est difficile à donner. Les contextes étant très différents, les durées d’intégration le sont aussi. Pour reprendre l’exemple d’un fastfood, pour une personne rejoignant l’équipe pour un CDD de quelques mois l’intégration sera courte, car l’objectif est d’être opérationnel au plus vite.
En revanche, si une personne est recrutée au même poste pour y faire carrière le processus sera beaucoup plus long. De manière générale, on a souvent tendance à penser l’intégration comme courte, un peu trop d’ailleurs. La question de l’intégration est : “Comment une personne va s’intégrer dans une entreprise donnée ?”
Les entreprises évoluant en permanence, la question de l’intégration se pose aussi pour des collaborateurs présents depuis longtemps. Dans un environnement en pleine mutation, le problème d’intégration se pose même plus pour les anciens employés que pour les nouveaux.
L’intégration ne correspond pas à une simple journée d’intégration, mais est un processus long, continu et intense durant plusieurs mois.
Quelles sont les raisons poussant un salarié à quitter l’entreprise durant sa période d’intégration ?
Quand une personne commence un nouveau job, elle a un rôle à jouer. Un concept intéressant est le concept de tension de rôle, c’est-à-dire un décalage ressenti entre le rôle joué et ce qu’est la personne.
Ce décalage peut porter sur deux choses :
- L’apprentissage. Est-ce que le salarié se sent en mesure de jouer ce rôle ? Lors d’un nouveau job, il y a un certain nombre d’apprentissages à effectuer.
- L’intériorisation. Est-ce que le rôle convient à la personne recrutée ? Elle peut tout à fait être capable de le réaliser, mais ne pas se sentir à l’aise, être en désaccord avec la mission, avec les valeurs de l’entreprise, avec la finalité.
L’évaluation des connaissances est souvent bien maîtrisée. Cependant, les jeunes diplômés par exemple peuvent rencontrer des problèmes avec la culture de l’entreprise, ce qui rejoint le processus d’intériorisation.
L’adéquation entre la personne et le job se fait en amont, au moment du recrutement, mais aussi après, dans la période d’intégration. C’est souvent durant la période d’intégration que l’on constate un décalage entre la finalité, la culture, le fonctionnement de l’entreprise et ce qu’est réellement le candidat.
Quelle est la démarche pour une bonne intégration de ses salariés ?
Dans un premier temps, il faut formaliser les choses dans une matrice d’objectifs, dans les différents domaines.
- Le travail. Savoir faire son travail.
- Le réseau. Les gens, les collègues, le manager.
- L’entreprise, son histoire, son process, sa culture.
Il faut croiser les objectifs à court, moyen et long terme dans ces différents domaines. Il est nécessaire de mettre sur papier les critères les plus importants parmi ces trois-là et à quelle échéance.
Cela peut être une prise de poste à court terme. Cela peut être un objectif d’adéquation et d’adhésion à la culture de l’entreprise. En fonction des objectifs de l’entreprise, il est ensuite possible de mettre en place tout un processus d’intégration adapté.
C’est aussi pour ça que l’on résonne souvent en benchmark. Pour autant, il est certainement plus astucieux de partir des objectifs pour définir le processus d’intégration plutôt que de partir des pratiques.
Par exemple, le parrainage est une pratique pouvant répondre à différents objectifs d’intégration. Une entreprise pourrait choisir d’attribuer un parrain exerçant le même poste qu’un nouvel employé pour le former au métier.
Une autre entreprise pourrait aussi choisir de désigner un parrain pour un nouveau salarié, mais dans une optique de partage et d’explication des valeurs de l’entreprise et de son fonctionnement. La pratique du parrainage est la même, mais l’objectif est complètement différent.
Mieux vaut donc partir des objectifs pour définir les pratiques à adopter pour l’intégration d’un nouveau collaborateur.
Comment intégrer un nouveau collaborateur au sein de l’équipe existante ?
Par exemple, il est possible d’accorder un budget au manager pour inviter le nouveau collaborateur à manger. Il y a aussi d’autres choses indépendamment de ça qui peuvent être mises en place pour créer des occasions de faire rencontrer les employés.
On peut organiser des petits-déjeuners de rencontre, des déjeuners de rencontre, des after works.
Une autre idée c’est les parcours de rendez-vous. Là, l’objectif est de partir d’une mission et de programmer des rendez-vous avec chacun des interlocuteurs impliqués dans le projet, ce qui permet par la même occasion aux personnes de mieux faire connaissance.
Comment pré-intégrer un nouveau collaborateur ne rejoignant pas l’entreprise immédiatement après la signature du contrat ?
Toutes les pratiques se situant avant le premier jour, des pratiques de préparation, peuvent être mises en place. Notamment des préparations sur la logistique, pour faire en sorte que le manager soit présent à l’arrivée du collaborateur, que son bureau soit prêt, etc.
Il y a énormément d’aspects logistiques à préparer en amont. Informer les employés de l’arrivée d’un nouveau collaborateur est aussi quelque chose de nécessaire.
On peut aussi maintenir le lien entre la personne qui est recrutée et l’entreprise durant les quelques mois précédant son arrivée au sein de l’organisation. Par exemple, un cadre recruté à l’occasion d’un projet a été convié aux réunions se déroulant avant son arrivée, de manière à ce qu’il soit intégré dans le projet dès ses débuts.
L’entreprise peut aussi prévoir la grande quantité d’informations à assimiler par le futur employé en lui envoyant des goodies par exemple une clé USB avec des informations à l’intérieur. Cela permet de laisser le temps à la personne de se plonger dans ces informations et de faire une découverte plus approfondie de l’entreprise qu’il va rejoindre.
Les trois aspects de l’intégration que sont le travail, le réseau et l’entreprise peuvent être mis en place justement durant cette période allant de quelques semaines, à parfois plusieurs mois.
Pour l’aspect connaissance du travail, il est possible de pré-intégrer l’employé en le conviant à des réunions, rendez-vous, etc.
Pour l’aspect réseau, cela peut être de convier la personne à des événements, after works, et autres types de rencontre.
Pour l’aspect entreprise, cela peut être d’envoyer des documents avec une présentation plus fine de l’histoire de l’entreprise, ses projets, etc.
Quel est le bon timing pour rencontrer et faire le point avec un candidat lors de la phase d’intégration ?
La première solution serait de faire un point avant la fin de la période d’essai par exemple. Formaliser l’intégration avec un entretien a l’avantage d’être efficace pour discuter de certaines choses.
Cependant, le côté négatif en formalisant l’intégration par un entretien est que l’intégration semble “gérée” et l’entreprise a tendance à relâcher son attention sur l’intégration du candidat.
L’intégration passe beaucoup par le relationnel avec ses collègues, son manager et les clients. En réalité, il peut être plus efficace et avoir plus d’impact de faire des points brefs, mais très fréquents.
Il peut être intéressant d’organiser des rencontres rapprochées au début et un peu moins vers la fin, par le biais d’échanges brefs au lieu d’entretiens plus formels.
Notes de l’épisode
- Livre : Serge Perrot, Delphine Lacaze, L’intégration des nouveaux collaborateurs, Enjeux et outils pour le développement de l’entreprise, Dunod
- Articles de Serge Perrot sur l’intégration : theconversation.com/
- Page LinkedIn : Serge Perrot
